4 pasos para implementar una oficina de gestión de proyectos

Si bien cada proyecto es diferente, un conjunto estandarizado de procesos y prácticas puede simplificar la gestión de múltiples proyectos y maximizar las posibilidades de éxito. Muchas empresas utilizan un oficina de gestión de proyectos (PMO) para proporcionar esta consistencia: 89% de las organizaciones tener al menos una PMO, según un informe reciente. La PMO de hoy actúa como un centro de excelencia, brindando experiencia, apoyo y orientación en toda la organización.

Los entornos de proyecto son dinámicos y PMO ayudar a las organizaciones a lograr la alineación entre múltiples equipos de proyectos, con una mayor gobernanza y una mejor gestión de riesgos. Con 59% de los gerentes de proyecto Ahora que ejecuta de dos a cinco proyectos simultáneamente, y el 11 % asume de seis a ten proyectos a la vez, una PMO se ha convertido en una función de soporte basic. Muchas PMO exitosas trabajar con el C-suite para obtener la aceptación ejecutiva y garantizar que la cartera de proyectos esté alineada con la estrategia organizacional.

¿Cuántos proyectos ejecutan los PM a la vez? Rebel's Guide to Project Management encontró que el 15 % ejecuta uno, el 59 % ejecuta de dos a cinco y el 26 % ejecuta seis o más.

Cada vez más empresas reconocen el valor que puede ofrecer una PMO, pero establecer una es una tarea complicada, con muchos desafíos que superar y decisiones que tomar. Durante mis dos décadas en la gestión de proyectos, he consultado a numerosas PMO y he obtenido información sobre las habilidades necesarias para liderar una y las mejores formas de abordar la implementación.

¿Qué valor aporta una PMO?

Cualquier PMO es tan buena como su liderazgo e implementación. Cuando funciona de manera óptima, una PMO:

Defina, estandarice y mantenga las mejores prácticas y procesos en todos los departamentos.
Mejore el cumplimiento y la gobernanza.
Ofrecer dirección y guía a gerentes de proyecto.
Administre y asigne recursos entre proyectos en función de cronogramas, prioridades y presupuestos.
Proporcione informes financieros y de estado precisos y actualizados a la gerencia y al liderazgo ejecutivo.
Defina los criterios de selección de proyectos y alinee la cartera organizativa con los objetivos y la estrategia empresarial.
Mejore la colaboración y la satisfacción de las partes interesadas mediante el establecimiento de reglas para la cultura del proyecto y la comunicación entre departamentos, así como capacitación constante sobre metodologías, técnicas y mejores prácticas.

PMO vs PM: ¿Cuál es la diferencia?

Aunque la PMO se ocupa de la gestión de proyectos, las dos funciones operan de manera muy diferente. Aquí hay una vista de alto nivel de cómo funcionan juntos:

Oficina de Gestión de Proyectos	Gerente de proyecto
Diseña procesos de gestión de proyectos desde el inicio hasta el cierre del proyecto.	Aplica procesos de gestión de proyectos durante el ciclo de vida del proyecto.
Se esfuerza por hacer que los recursos estén disponibles en muchos proyectos y programas.	Utiliza los recursos para la entrega exitosa del proyecto.
Proporciona retroalimentación e informes de estado a las partes interesadas y líderes.	Proporciona comentarios e informes de estado a la PMO.

A líder de la PMO debería:

Tener una sólida comprensión de las metodologías y herramientas de gestión de proyectos.
Ser un visionario con habilidades excepcionales de comunicación, interpersonales y estratégicas.
Tener experiencia con el cambio organizacional y saber qué se necesita para que eso suceda.
Estar al día con las últimas tendencias en gestión de proyectos.

Un error común que cometen los ejecutivos es entregar el management de la PMO a su gerente de proyecto principal. Esta persona puede ser buena en la gestión de proyectos, pero la experiencia que aplica en la gestión de proyectos del día a día puede no cumplir con la profundidad de conocimiento requerida sobre estándares, procesos o gestión.

4 pasos esenciales para establecer una PMO

Al igual que con cualquier proyecto, al configurar una PMO, debe evaluar, analizar y planificar. Siga estos cuatro pasos para una implementación exitosa:

1. Evaluar el estado precise

Antes de comenzar, debe considerar el tipo de PMO que desea. Piense qué es exactamente lo que quiere lograr: ¿Cómo debería ser el estado futuro de la gestión de proyectos en la organización? Esto lo ayudará a resaltar las brechas e identificar qué áreas la PMO tratará de abordar.

Existen varios tipos de PMO, y el que elija variará según las necesidades del negocio y la madurez de gestión de proyectos dentro de la empresa (las organizaciones más maduras pueden requerir menos supervisión). Las PMO se clasifican según el nivel de management que ejercen:

Apoyo: Una PMO de apoyo tiene un bajo grado de management. Es appropriate con todos los proyectos al proporcionar capacitación, plantillas y mejores prácticas. Opera como consultor o asesor.
Controlador: Una PMO de management verifica si las herramientas, los estándares y los procesos de gestión de proyectos se están aplicando en los proyectos. Funciona también como auditor y asesor.
Directiva: Una PMO directiva mantiene un alto grado de management y es responsable de la ejecución de los proyectos. Los gerentes de proyecto reportan a la PMO.

2. Crear una hoja de ruta y definir KPI

Una PMO se compone de tres componentes interdependientes: funcional, estructural y disciplinario. Defina cómo funcionará cada componente para garantizar que no haya incertidumbre en torno a sus responsabilidades, objetivos o lugar en el contexto del negocio en normal.

componente funcional

Comprender el alcance y el propósito de la PMO es un paso importante para determinar cómo funcionará. Este componente podría ser:

Establecen normas: Establecer procesos, plantillas y sistemas, así como capacitar y asesorar a los gerentes de proyecto.
Gestión de la cartera: Seleccionar proyectos que estén alineados con la estrategia normal de la organización.
Gobernancia: Auditar y revisar los procesos de gestión de proyectos y garantizar que los directores de proyectos se adhieran a ellos.
Entrega del proyecto: Identificar riesgos y monitorear el progreso.

Componente Estructural

También deberá definir las personas, los procesos y las herramientas que conforman su PMO:

Gente: El equipo de PMO debe estar formado por pensadores estratégicos bien versados en metodologías y herramientas de gestión de proyectos que se sientan cómodos comunicándose con la alta dirección.
Procesos: Estos se basarán en los componentes disciplinarios de la PMO (ver más abajo). Los procesos deben ser prácticos, adaptables y escalables.
Herramientas: Estos abarcan todas las formas en que la PMO difundirá el conocimiento, desde plantillas simples hasta sofisticados sistemas de gestión de proyectos.

Componente Disciplinario

Su PMO puede estar administrando:

Recursos como personas, equipos, herramientas, proveedores, contratos y otros activos.
Comunicación entre los directores de proyectos y las partes interesadas, en specific la información del proyecto y los informes de estado.
Proyectos para garantizar que los indicadores clave de rendimiento (KPI) y otras métricas estén dentro de rangos aceptables y realicen ajustes para mejorar.
Riesgo identificando y destacando los posibles riesgos, en specific los derivados de la gestión del cambio.

Ahora que ha definido los componentes y las áreas de intervención, puede trabajar con las partes interesadas para priorizar los requisitos y crear una hoja de ruta paso a paso que establezca una estrategia de PMO para la configuración y optimización.

A continuación, identifique el KPI que se usará para medir el desempeño de la PMO y cómo recopilará datos oportunos y precisos. Los KPI se pueden construir en torno a la finalización de tareas o hitos, los beneficios obtenidos de los proyectos y programas entregados, la alineación estratégica en toda la cartera, la utilización de recursos y más, pero debe aspirar a tener KPI para cada una de estas áreas principales:

Prácticas, metodologías y herramientas
Entrega y ejecución de soluciones
Monitorear y controlar
Personas y capacidades

3. Implementar la PMO

Cambio organizacional puede ser difícil, y es importante ser paciente mientras cambia la mentalidad. Debe identificar los procesos más problemáticos y priorizar la solución de estos primero, automatizar las tareas tediosas cuando sea posible y configurar notificaciones y recordatorios para los plazos. La forma en que los gerentes de proyecto respondan a la introducción de una PMO será un issue decisivo en su éxito. Lograr pequeñas ganancias rápidamente puede ayudar a aumentar su aceptación, ya que comienzan a ver el valor que puede ofrecer una PMO. Asegúrese de reconocer los esfuerzos de los gerentes de proyecto, satisfaga sus necesidades cuando sea posible y brinde soporte y capacitación completos.

Si tu la organización es grandepuede usar equipos piloto para obtener comentarios sobre los cambios antes de la implementación en toda la organización; esto le dará la oportunidad de realizar mejoras y solucionar cualquier problema inicial.

4. Revise regularmente y realice mejoras

Una PMO no es una entidad estancada: evolucionará con el crecimiento de habilidades de los gerentes de proyecto y conocimientos, y con mejoras en los sistemas y herramientas. Revise periódicamente los datos para monitorear el rendimiento e impulsar mejoras, y actualice sus KPI con el tiempo a medida que madura la PMO. La PMO debe permanecer alineada con la organización; cuando la estrategia comercial cambia, la estrategia de la PMO debe cambiar junto con ella.

En última instancia, cada organización es diferente y no existe un enfoque único para la implementación de una PMO. Exige diligencia y cuidado. Trate de no desviarse de sus objetivos, tenga en cuenta los objetivos generales, comunique regularmente el progreso a las partes interesadas y aborde cualquier inquietud con prontitud.

Un catalizador para una mayor eficiencia

Una PMO bien ejecutada ofrece muchos beneficios, pero requiere una gran cantidad de esfuerzo y cambios para establecerse. Si bien una PMO a menudo se considera una función administrativa, obtener aceptación es basic para su eficacia y no debe ser una concept de último momento. Una PMO debe ser un catalizador para una mayor responsabilidad, sinergia y disciplina y, sobre todo, debe fomentar una mayor eficiencia, lo que permite a los gerentes de proyectos hacer más con menos.