Mantener sus archivos digitales organizados es una tarea, una tarea muy tediosa y necesaria. Los archivos organizados facilitan la búsqueda, la documentación y el uso eficiente de la información. ¿Cómo usaría un documento si no puede encontrarlo en el momento adecuado?
Y por lo tanto, la organización de archivos debe tomarse en serio. Pero, ¿cómo deberías empezar? Y si es tedioso, ¿puedes automatizarlo?
En este weblog, responderé sus preguntas sobre administración de archivos y le daré una forma segura de automatizar y organizar archivos digitales en piloto automático. Así que empecemos.
¿Cómo organizar los archivos digitales?
Este weblog discutirá dos formas de organizar archivos:
- Clasificación handbook de archivos en un escritorio
- Organización automática de archivos.
Veamos los pasos involucrados.
¿Cómo organizar archivos manualmente?
Es tan fácil como tedioso. Es posible que ya lo estés haciendo.
Pero he aquí cómo hacerlo mejor.
- Recopile los archivos de los correos electrónicos u obtenga los documentos de la fuente manualmente.
- Tan pronto como le llegue un archivo, cambiarle el nombre. Cámbiele el nombre correctamente en función de su contenido, fecha o cualquier nomenclatura establecida por su oficina.
- Compruebe si hay virus en el archivo.
- Colóquelo en la carpeta adecuada. Asegúrese de que el nombre de la carpeta explique los archivos presentes dentro de la carpeta. Abstenerse de utilizar nombres genéricos; en su lugar, sea específico al nombrar carpetas y archivos.
- Asegúrese de cargar el archivo en cualquier lugar de la base de datos según sea necesario. Para, por ejemplo, la factura de un cliente debe cargarse en CRM y almacenarse en el perfil del cliente, y los detalles deben cargarse en la base de datos de ventas.
- Asegúrese de documentar y mantener un registro sobre dónde almacena los archivos para que sus colegas puedan encontrarlos fácilmente.
- Ahora, repita cada vez que obtenga un nuevo archivo.
Ahora bien, si bien este proceso es fácil de seguir, implica muchos pasos. Es fácil que una sola persona asuma la carga de administrar todos los archivos, pero esto dificulta la colaboración. Si aumenta la cantidad de documentos, los errores manuales o los olvidos pueden causar problemas para encontrar algunos archivos.
¿Cómo organizar archivos automáticamente?
La primera pregunta es, ¿puedes organizar archivos automáticamente sin errores?
Bueno, sí. Puede automatizar todo el proceso más fácilmente si tiene un proceso adecuado para la denominación de archivos, ubicaciones de carpetas y requisitos de procesamiento de datos.
Muchos sistemas de gestión de documentoscomo Nanonets, tienen todas las funciones necesarias que automatizan la organización completa de archivos sin problemas.
Así es como se vería el flujo con Nanonets:
- El archivo se carga automáticamente. a Nanonets con opciones de carga de documentos. Puede cargar documentos automáticamente desde correos electrónicos, computadoras de escritorio, Drive Sharepoint y más.
- Ordenar automáticamente todos sus archivos entrantes fácilmente con un clasificador de documentosque ordenará los archivos según su contenido, nombre o tipo sin su ayuda.
- Cambiar el nombre del archivo según el contenido– Según el tipo de documento, su archivo se enviará a un modelo OCR donde se extraerán los datos del documento. Según estos datos, se cambiará el nombre de su archivo. Por ejemplo, las facturas se pueden renombrar como – “Fecha”, – “Nombre del proveedor” – “Número de factura”
- Guarde el documento en la carpeta deseada – Según la información, los flujos de trabajo pueden cargar automáticamente los documentos en una ubicación deseada como Drive, CRM o ERP y sincronizar datos fácilmente en tiempo actual.
- Crear una base de datos de búsqueda – La próxima vez que desee buscar un archivo, simplemente escriba el nombre y sabrá su ubicación.
Este método es rápido, confiable, seguro y libre de errores. Esto es más adecuado para empresas de todos los tamaños que buscan organizar sus documentos comerciales de manera eficiente y a una fracción del costo.
¿Qué software program usar para ordenar archivos automáticamente?
Los sistemas de gestión de documentos se pueden utilizar para ordenar sus archivos digitales en piloto automático. Busque las siguientes características en el software program para organizar archivos fácilmente:
- integraciones – Esto es imprescindible ya que necesita cargar y exportar documentos sin problemas.
- Automatización del flujo de trabajo – Los flujos de trabajo basados en reglas le permiten automatizar sus tareas de documentos sin necesidad de intervención externa.
- Clasificación de documentos – Para organizar archivos, debe clasificar los documentos entrantes en diferentes categorías. El clasificador de documentos lo ayuda a hacer precisamente eso.
- LOC – Para procesar documentos, debe comprender qué hay dentro de esos documentos. OCR extrae los datos y ayuda al sistema a comprender cuál es el tipo de documento.
- Almacenamiento seguro de documentos – El software program debe proporcionar almacenamiento en caso de que desee almacenar los documentos.
Ahora, hay muchos software program de gestión de documentos en el mercado. hemos cubierto el mejores sistemas de gestión de documentos en nuestro weblog aquí. Aquí están algunos de los mejores software program SGD en el mercado:
#1. nanoredes
#2. Grupo
#3. al aire libre uno
#4. OpenKM
#5. eFileCabinet
Así es como se comparan entre sí:
¿Quiere automatizar tareas manuales repetitivas?
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Usando Nanonets para organizar archivos
Nanonets es una plataforma de automatización de flujos de trabajo basada en IA con software program OCR integrado. Nanonets es completamente sin código plataforma de gestión de flujo de trabajo que es extremadamente fácil de usar, se configura en 1 día y viene con más de 5000 integraciones.
Puede organizar automáticamente sus archivos con la clasificación de documentos de Nanonets y automatización inteligente. Ya sea cualquier tipo de documento, Nanonets puede ordenar, clasificar, procesar y almacenar el documento por usted.
Aquí hay una breve demostración de cómo se pueden usar Nanonets para automatizar el procesamiento de facturas:
Las nanoredes pueden realizar las siguientes tareas y más:
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¿Por qué elegir Nanoredes?
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- Seize fácilmente documentos de fuentes de datos como Gmail, Drive, Outlook y más.
- Extraer datos de documentos con >95% de precisión
- API de OCR avanzado
- Interfaz fácil de usar
- Plataforma sin código
- Automatice cualquier proceso con flujos de trabajo
- Cree funciones lógicas complejas para verificar documentos
- Plantillas y opciones de personalización fáciles
- Amplia variedad de integraciones
- Management de acceso basado en roles
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¿Cuáles son los beneficios de organizar archivos digitales?
¿Por qué desperdiciar recursos en la organización de archivos digitales? Aquí hay algunas razones de por qué:
- Productividad incrementada: Cuando los archivos están organizados y son fáciles de encontrar, se ahorra tiempo que, de lo contrario, se gastaría buscándolos. Los empleados dedican mucho tiempo a buscar y recuperar archivos que pueden eliminarse si tiene una base de datos con capacidad de búsqueda.
- Mejor toma de decisiones: Con un fácil acceso a los documentos, puede acceder a la información en cualquier momento y en cualquier lugar, lo que facilita la toma de mejores decisiones.
- Seguridad de datos mejorada: La estructura de archivos organizada permite a los usuarios realizar copias de seguridad, almacenar y proteger documentos comerciales importantes contra la eliminación unintentional o el acceso no autorizado.
- Ahorro de costes: La automatización del proceso de organización de archivos puede ahorrar tiempo, dinero y recursos.
- Mejor cumplimiento: La organización adecuada de los archivos puede ayudar a garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios.
¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas para administrar archivos digitales?
Ahora viene la parte importante. ¿Cómo asegurarse de que está siguiendo las prácticas adecuadas de gestión de archivos?
Aquí hay algunos consejos que debe tener en cuenta al organizar sus archivos:
- Cree una estructura de carpetas clara: Organice sus archivos en carpetas lógicas con una jerarquía clara y convenciones de nomenclatura.
- Implementar una convención de nomenclatura: Use una convención de nomenclatura consistente para todos sus archivos, haciéndolos fáciles de buscar e identificar. No use acrónimos o formas abreviadas que otras personas no conozcan.
- Utilice etiquetas y palabras clave: Use etiquetas y palabras clave adecuadas para encontrar sus archivos más fácilmente.
- Usar almacenamiento en la nube: Utilice el almacenamiento en la nube para garantizar el acceso remoto desde cualquier lugar.
- Sincroniza tus archivos: Asegure la sincronización en tiempo actual de sus archivos, para que todos vean la versión actualizada de los archivos en todas partes. Puede usar herramientas como Nanonets para sincronizar sus archivos en múltiples bases de datos.
- Copia de seguridad de sus archivos: ¡Mantenga siempre una copia de sus archivos, en caso de que las cosas se corrompan!
- Utilice la compresión de archivos: Comprima archivos grandes para ahorrar espacio y hacerlos más fáciles de compartir y cargar.
- Utilizar software program de gestión de documentos.: utilice un software program de gestión de documentos para automatizar los procesos de documentos, mejorar la accesibilidad y la seguridad de los documentos.
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