La revisión de rutina del almacenamiento de Workspace no solo ayuda a un administrador a identificar cambios importantes en el uso del almacenamiento en unidades individuales y compartidas, sino que también garantiza que las cuentas permanezcan por debajo de los límites de almacenamiento.
Un administrador de Google Workspace tiene al menos dos razones importantes para realizar un seguimiento del uso del almacenamiento de Workspace: para controlar el uso en comparación con los límites de almacenamiento y para identificar cambios importantes en el uso. Es posible que los administradores de Workspace deseen monitorear el uso especialmente si la organización tiene un plan como Google Workspace Enterprise Starter, que limita el almacenamiento a 30 GB por usuario.
Si bien 30 GB pueden ser suficientes para muchos propósitos, es significativamente menor que el almacenamiento combinado de 2 TB por usuario, 5 TB por usuario o el almacenamiento esencialmente ilimitado disponible en otros planes. El uso whole incluye no solo el almacenamiento en Drive, sino también el almacenamiento de correo electrónico y fotos.
La supervisión periódica del almacenamiento también puede alertar a un administrador sobre los cambios en el uso del almacenamiento en unidades individuales o compartidas. Un aumento repentino en el uso del almacenamiento puede deberse a la eliminación unintentional de datos, por ejemplo, mientras que una disminución significativa podría indicar una transferencia masiva de archivos de video. Cualquiera de los cambios puede merecer una investigación y discusión adicionales.
Estos tipos de cambios en el uso del almacenamiento siguen siendo una preocupación, incluso cuando los límites de almacenamiento en sí mismos no son una restricción, como en los planes de Workspace Enterprise, que ofrecen todo el almacenamiento que su organización necesita.
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Cómo revisar el almacenamiento de Google Workspace
Para revisar y administrar el almacenamiento, un administrador de Google Workspace con los permisos adecuados querrá iniciar sesión en el Consola de administración y luego seleccione Almacenamiento, ya sea en el menú del lado izquierdo o en el cuadro Almacenamiento en el tablero principal.
En la consola de administración, la sección Almacenamiento muestra el almacenamiento whole utilizado con un resumen de los datos almacenados en servicios específicos, como Google Drive, Gmail y Fotos, como se muestra en Figura A. Dos subpaneles enumeran el mayor uso de almacenamiento. Uno está ordenado por cuentas de usuario y el otro por Unidades compartidas. Esto lo ayuda a identificar personas y equipos particulares que utilizan un almacenamiento significativo.
Figura A
Sugiero que un administrador revise esta información mensualmente. Esta verificación de rutina podría ayudar a identificar cualquier cambio importante a tiempo para que los datos eliminados accidentalmente se recuperen fácilmente, ya que la mayoría de los servicios de Google retienen los datos trasladados a la papelera durante 30 días.
Cómo configurar los límites de almacenamiento de Google Workspace
Seleccione Administrar, como lo indica la flecha en la Figura A, si desea configurar los límites de almacenamiento para su organización. Puedes gestionar los límites de cada unidad organizativa por separado. Por ejemplo, es posible que prefiera no establecer límites para los empleados a tiempo completo, pero elija configurar límites de almacenamiento para una unidad organizativa configurada con todos los empleados a tiempo parcial o temporales. De manera comparable, el administrador de una escuela puede optar por establecer límites diferentes para los maestros, el private o los estudiantes.
Primero, asegúrese de haber seleccionado la unidad organizativa deseada, como en Figura Bdonde se muestra la columna con Usuarios, Grupos y Unidades Organizativas.
Figura B
A continuación, puede habilitar límites para usuarios o unidades compartidas. El límite de almacenamiento de usuarios te permite asegurarte de que ningún usuario particular person en la unidad organizativa seleccionada supere una cantidad específica de almacenamiento. Recuerde, el límite es el whole de datos guardados en Google Drive, Gmail, Fotos y otras aplicaciones asociadas a Workspace de una cuenta.
Como alternativa, puede elegir restringir el tamaño de los datos almacenados en unidades compartidas para la unidad organizativa seleccionada. Un límite en el tamaño de la unidad compartida podría ser útil para garantizar que los equipos no usen unidades compartidas para cantidades significativas de datos. En algunos casos, esto podría ser de specific interés para las organizaciones que dependen de unidades compartidas para la colaboración externa.
¿Cuál es tu experiencia con el almacenamiento de Workspace?
Si es administrador de Google Workspace, ¿con qué frecuencia revisa el uso de almacenamiento de su organización? ¿Ha elegido configurar restricciones de almacenamiento para alguna parte de su organización, ya sea para conjuntos de usuarios o unidades compartidas? ¿Con qué frecuencia se comunica con usuarios individuales o administradores de unidades compartidas para analizar los cambios de almacenamiento significativos identificados como resultado de las revisiones de almacenamiento de rutina? Mencióname o envíame un mensaje en Mastodon (@awlber) para informarme cómo supervisa y administra el almacenamiento de Google Workspace para su organización.
