Comunicación electrónica: las grandes ventajas conllevan grandes riesgos

En las empresas actuales, los canales de comunicación electrónica como Slack, Zoom y WhatsApp han revolucionado la comunicación empresarial y se han vuelto vitales para la continuidad del negocio, la colaboración y el trabajo remoto. Si bien es conveniente y necesario para muchas organizaciones, este cambio masivo en la forma en que nos comunicamos también conlleva un riesgo significativo, que incluye problemas de cumplimiento y seguridad que podrían resultar en fugas de datos desastrosas y multas debilitantes. Este es un problema a escala mundial. Los bancos más grandes de Wall Road ya se han enfrentado $ 1 mil millones combinados en multas debido a que los empleados utilizan aplicaciones de mensajería encriptada para comunicarse y realizar negocios, y la Autoridad de Conducta Financiera (FCA) del Reino Unido advierte a las empresas para encontrar alternativas a WhatsApp.

Y no solo aquellos en industrias reguladas deben abordar esta nueva ola de comunicación entre empleados. Las organizaciones de todo tipo, incluidas las del sector privado, son susceptibles de riesgo cuando los empleados dependen demasiado de las aplicaciones de comunicaciones electrónicas. Más allá del riesgo comercial, la naturaleza no segura de estos servicios ha llevado a una significativo aumentar en acoso sexual, racismo y el abuso de mercado en estos canales comerciales ahora cruciales y necesarios. Trollear en línea se ha convertido en un lugar común y, lamentablemente, se ha filtrado en la cultura precise del trabajo desde el hogar. Estar separados físicamente no ha reducido el número de incidentes racistas o sexistas, sino que ha provocado un aumento de las microagresiones.

Para mitigar estos riesgos asociados con las aplicaciones de comunicación electrónica y para combatir el abuso de mercado, las empresas deben enfocarse en monitorear y comprender los datos dentro de estos canales para descifrar el contexto y determinar si se está llevando a cabo alguna actividad prohibida. Las conversaciones a través de los canales de comunicación siempre dejan un rastro de cualquier mala conducta en el lugar de trabajo, por lo que es imperativo que las organizaciones posean las herramientas tecnológicas para administrar y monitorear adecuadamente los datos que se encuentran dentro de estas aplicaciones.

Expansión de aplicaciones de comunicación

Las organizaciones ahora tienen que adaptar sus políticas y procedimientos para cumplir con las expectativas de comunicación tanto de los empleados como de los valiosos clientes, o seguir pagando el precio por no hacerlo. Esto significa que las organizaciones agregan constantemente nuevos canales de comunicación para comunicarse tanto internamente como con clientes y clientes. Hoy en día, las personas usan más dispositivos y canales que en cualquier otro momento de la historia, lo que hace que sea aún más difícil para las organizaciones controlar quién dijo qué, qué información se comparte y dónde se difunde esa información.

WhatsApp, Zoom, Slack y otros canales de comunicación electrónica se volvieron necesarios para la continuidad comercial y la colaboración durante la pandemia, y ahora, la proverbial pasta de dientes no se puede volver a poner en el tubo, a pesar de los enormes riesgos y cumplimiento y seguridad preocupaciones asociadas con estos canales. Si bien estas herramientas surgieron en un momento en que eran necesarias para la colaboración de los empleados, un reciente sobreviviry de los empleados empresariales descubrió que más de la mitad de los encuestados pensaba que las herramientas de colaboración eran un problema, a pesar de los diversos canales que se habían puesto a disposición durante el último año. Para mantener la productividad de los empleados y proteger la empresa de los riesgos, la mejor práctica es simplificar los canales de comunicación, elegir los que funcionan mejor tanto internamente como con los clientes, y eliminar los que se consideren innecesarios.

Una vez que una organización outline los parámetros en torno a los cuales se pueden y no se pueden usar los canales de comunicación, el siguiente paso es asegurarse de que todas las conversaciones se controlen en busca de comportamientos nefastos y se archiven en caso de que surjan problemas en el futuro. Históricamente, cuando solo period necesario archivar conversaciones telefónicas y de correo electrónico, las organizaciones solían utilizar software program de archivo in situ; sin embargo, en el evolucionado mundo de las comunicaciones comerciales de hoy en día, donde también tenemos que dar cuenta de las conversaciones de video, los mensajes de texto y otros tipos de comunicaciones electrónicas, habilitado para la nube las soluciones se han vuelto necesarias para muchas organizaciones que no habrían considerado tal movimiento antes de la pandemia.

Fugas de datos

Además de las multas de los reguladores y la posibilidad de un lugar de trabajo tóxico, estos canales de comunicación también pueden provocar filtraciones de datos que amenazan el negocio, especialmente cuando se trata de información materials no pública (MNPI). Cuando MNPI cae en las manos equivocadas, a menudo sigue una actividad nefasta, como el abuso del mercado. Para protegerse contra esto, los equipos de seguridad deben desarrollar parámetros para el lenguaje y la mensajería que se consideren MNPI antes de determinar qué empleados tienen acceso a qué información. A partir de ahí, la tecnología moderna de vigilancia proactiva debería poder alertar sobre los MNPI mencionados incorrectamente para que el equipo de vigilancia pueda abordarlos.

Ver conversaciones como datos

Hoy en día, las organizaciones deben considerar los canales de comunicación electrónica de sus empleados como centros de datos llenos de riesgos, incluidos problemas de seguridad y cumplimiento, que pueden paralizar una empresa si no se toman en cuenta de manera proactiva. Lo que complica esto aún más es que los canales de comunicación electrónica están evolucionando: lo que se usa hoy no se usará mañana, por lo que las soluciones deben ser adaptables para abordar las preocupaciones futuras a medida que surjan y se desarrollen.

Así como los canales de comunicación se han adaptado a la period empresarial precise, las soluciones necesarias para proteger a las organizaciones también están evolucionando, con soluciones nuevas y de vanguardia que llegan al mercado todos los días. Lo que es clave es que las organizaciones reconozcan el peso significativo en este cambio de comunicación empresarial. Estos canales de comunicación electrónica son donde se llevan a cabo los negocios, por lo que monitorear y asegurar los datos de comunicación debe ser una función central para la organización.

No hay duda de que los canales de comunicación electrónica brindan grandes ventajas en las que confían las empresas de hoy. Sin embargo, también conllevan grandes riesgos tanto en el aspecto regulatorio como en el de la reputación, riesgos que pueden aplastar una empresa si no se tienen en cuenta adecuadamente.

Shiran Weitzman es CEO y cofundadora de Blindaje.